Sachbearbeiter/in Infrastrukturelles Facility Management (m/w/d)

Organisation von Büroabläufen, Termin‑ und Veranstaltungsplanung sowie administrativen Tätigkeiten zur Gewährleistung reibungsloser Arbeitsprozesse

Eigenständige Durchführung von Schreibarbeiten und Bearbeitung anfallender Korrespondenz (u. a. Schriftwechsel, Protokolle, Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Entscheidungsvorlagen, Berichtsvorlagen)

Mitwirkung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung betrieblicher Prozesse sowie organisatorischer und technischer Standards im Zuständigkeitsbereich

Beantwortung telefonischer Anfragen, eigenständige Einholung erforderlicher Informationen oder interne Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter/innen

Überwachung der Budgets durch Mitwirkung bei der Erstellung (z. B. Jahreswirtschaftsplanung), Verwaltung (u. a. Prüfung der Kontierung) sowie Umsetzung von Leistungen und Einhaltung der Budgetvorgaben

Verwaltung und Betreuung des Personals im zugewiesenen Arbeitsbereich mithilfe der Software SP‑Expert, einschließlich Meldung von Anwesenheits-, Abwesenheits-, Urlaubs‑ und Krankheitszeiten sowie weiterer administrativer Aufgaben

Steuerung und Überwachung infrastruktureller Bereiche wie Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Archiv, GEZ, GEMA und weiterer

Unterstützung bei der Vertragsgestaltung, im Kostenmanagement sowie in der Rechnungsprüfung

Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen (Teil‑ und Schlussrechnungen, einschließlich rechnerischer und sachlicher Prüfung)

Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung und Löschung elektronischer Reparaturanforderungen im EDV‑System gemäß Vorgaben der Vorgesetzten

Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine

Erfassung und Auslösung von Bestellungen für Dienstleistungen, Reparaturmaterialien, Einrichtungsgegenstände, Ausstattung des technischen Bedarfs sowie Güter des Wirtschafts‑ und Verwaltungsbedarfs als elektronische Beschaffungsanforderung (BAF) im System (Elbe oder SAP) unter Einbeziehung der Kontierung

Kommunikation mit beauftragten Firmen und Handwerker/innen sowie Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen bei fehlerhaften Lieferungen

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Sicherer Umgang mit MS‑Office‑Programmen

Fundierte Kenntnisse in SAP‑R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Freundliche und positive Persönlichkeit mit hoher Kommunikationsfähigkeit

Ausgeprägtes Engagement sowie Team‑ und Konfliktfähigkeit

Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Unternehmerisches Denken

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren

Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation

Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team

Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD

Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen

Prämiensystem bei Anwerbung von Personal

Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen

Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns

Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut

Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf

Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote