Assistenz des Vorstands (m/w/d)

• Strategisches Terminmanagement einschließlich Vor- und Nachbereitung von Terminen, Planung und Organisation des Tagesgeschäftes des Sekretariats der Wissenschaftlichen Vorständin

• Selbstständige Korrespondenz via E‑Mail, Brief, Telefon mit allen Ansprechpartner*innen der Wissenschaftlichen Vorständin in Deutsch und Englisch

• Kommunikation an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen, administrativen Bereich und externen Partner*innen (z. B. Helmholtz Zentren)

• Administrative Unterstützung für die Referent*innen der Wissenschaftlichen Vorständin

• Terminierung, sowie Vor- und Nachbereitung von Gremien­sitzungen und Konferenzen (ggf. Unterstützung vor Ort), einschließlich Zuarbeit zum Berichts­wesen

• Veranstaltungs- und Reiseplanung, inkl. Betreuung internationaler Gäste, Kooperations­partner*innen, Wissenschaftler*innen bei Aufenthalten in Berlin (Standorte Buch und Mitte)

• Verwaltung und Bestellung über das interne Warensystem, Anlegen von Aufträgen sowie Rechnungs­prüfung und Freigabe

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachen­sekretär*in, Bürokaufleute, Kaufleute für Bürokommunikation, Veranstaltungs­kauffrau*mann oder eine vergleichbare Qualifikation

• Sehr gutes Sprach- und Formulierungs­vermögen in deutscher und englischer Sprache – fundierte Erfahrungen in der Anwendung der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und Kommunikationstools

• Wünschenswert ist Erfahrung im Assistenz­bereich und Office­management, vorzugsweise im Vorstands­bereich, Geschäfts­führung oder ähnlichen Bereichen, idealerweise im internationalen Arbeitsumfeld

• Reisebereitschaft (< 10 %)

• Internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache

• Interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie

• Vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

• Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center

Außerdem profitieren Sie von:

• Einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung

• Flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung

• Einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist

• Einem sicheren Arbeitsplatz

• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa

• Zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

• Der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

• Einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus

Vergütung

Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 8.

Beschäftigungsumfang

Vollzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden.

Gewünschter Eintrittstermin

1. Juli 2024

Befristung

unbefristet

Bewerbungsfrist

30. April 2024

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion

Chancengleichheit ist uns wichtig. Das MDC schätzt Vielfalt und setzt sich für ein tolerantes, faires und offenes Umfeld ein, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlechts­identität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder anderen Merkmalen. Wir sind davon überzeugt, dass vielfältige Teams, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen repräsentieren, unsere Forschung und Arbeit bereichern. Wir freuen uns auf Bewerbungen von aufgeschlossenen Menschen, die gemeinsam in einem vielfältigen Umfeld arbeiten möchten. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden besonders berücksichtigt.