ASSISTENZ (D/W/M) PFLEGEDIREKTION

Als Assistenz der Pflegedirektion (d/w/m) sind Sie eine der entscheidenden Ansprechpersonen für die Pflegedirektorin, das Team der Pflegedirektion und den Führungskräften der Pflege. Dabei arbeiten Sie eng mit Kolleginnen und Kollegen aus allen Bereichen der Charité zusammen. Hierfür suchen wir eine Persönlichkeit mit Tatkraft, Professionalität und Empathie. Wir sind ein innovatives, motiviertes und offenes Team. Mit Ihrem ausgeprägten Organisationstalent und der Fähigkeit zum Priorisieren behalten Sie trotz herausfordernder Themenvielfalt stets den Überblick und freuen sich auf ihre fachliche und persönliche Weiterentwicklung im pflegerischen Bereich.

• Eigenverantwortliches Terminmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings, Klausurtagungen und Veranstaltungen

• Übernahme von Teilprojekten und Zuarbeit in vielfältigen Projekten der Pflegedirektion

• Mitorganisation und Nachbereitung von Veranstaltungen (z.B. Fortbildungsveranstaltungen, Symposien)

• Allgemeine Koordinations- und Organisationsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, Dokumentenablage, Raumbuchungen)

• Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie elektronische Freigabe (nicht kaufmännische Freigabe)

• Vorbereitung von formalen Anträgen für Personalmaßnahmen (u. a. Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeiterhöhungen und -reduzierungen, SOP und Weiterbildungsanträge)

• Dokumentationen im Arbeitszeitmanagementsystem

• Koordination von Bewerbungsverfahren und Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden

• Personalverantwortung gegenüber Auszubildenden

• Pflege des Intranet Auftritts des Pflege- und Funktionsdienstes

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z. B. als Sekretärin / Sekretär im Gesundheitswesen oder Bürokauffrau / Bürokaufmann oder vergleichbare Ausbildung

• Berufserfahrung als Assistenz oder Büromanagement, idealerweise im universitären Umfeld oder in vergleichbaren Positionen

• Sicherer Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, Teams, Power Point), Erfahrungen mit an der Charité genutzter Verwaltungssoftware wünschenswert

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift von Vorteil

• Freundliches, sicheres Auftreten, gutes Auffassungsvermögen, Flexibilität und Belastbarkeit und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten

• Selbstständiges, engagiertes und zuverlässiges aktives Arbeiten im Team Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke, Diskretion und Loyalität

• Eine lockere, aber hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem familiären, motivierten, interdisziplinären Team

• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum

• Gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen

• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport

• Durch unsere betriebliche Altersvorsorge sind unsere Mitarbeitenden im Alter zusätzlich abgesichert

• Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf; wir sind ein zertifiziertes Familienunternehmen

Wichtige Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E8 TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben

• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard