Kaufmännische Teamassistenz (m/w/d)

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Gruner plant und baut für eine lebenswerte Zukunft Mit Leidenschaft und Fachkompetenz entwickeln wir nachhaltige Lösungen für anspruchsvolle Bauprojekte in den Bereichen Hochbau, Infrastruktur und Energie. Unsere 1'100 Mitarbeitenden arbeiten an über 35 Standorten in der Schweiz und weltweit eng mit unseren Kunden zusammen, um Projekte effizient und innovativ umzusetzen. Dabei stehen Umweltbewusstsein, digitale Innovationen und die Förderung einer starken Unternehmenskultur im Fokus.

Aufgaben

Als Teamassistenz (m/w/d) kümmern Sie sich um alle täglichen Belange unseres Teams. Sie sind erste Ansprechperson für unsere Kunden und Zentralfunktionen von Gruner in Deutschland und der Schweiz. Ihre Hauptaufgaben sind:
Sicherstellen einer professionellen und effizienten Büro- und Projektorganisation sowie die maßgebliche Weiterentwicklung des Standortes hinsichtlich Abläufe und Ausstattung
Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Reisemanagement und vorbereitende Buchhaltung sowie eigenständige Erstellung von Rechnungen
Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen
Mitwirkung bei der Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibung
Planung und federführende Organisation von Team-Events und Weihnachtsfeiern
Materialverwaltung und -bestellung sowie Bearbeitung der Post
Unterstützung bei der Bearbeitung von Angeboten und Ausschreibung
Unterstützung bei der Bedienung unserer Projektmanagement-Software (MS Dynamics)

Profil

Sie sind freundlich, zuverlässig und kompetent und verfügen über sehr gute Deutsch- und im besten Fall Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Nach einer erfolgreich abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung (oder einer vergleichbaren Qualifikation) haben Sie bereits erste Berufserfahrung als Teamassistenz bzw. Assistenz der Geschäftsführung gesammelt.
Zielorientiertes und eigenständiges Arbeiten im Team sind für Sie selbstverständlich und Sie verfügen über eine sehr gute Organisationsfähigkeit. Der Dienstleistungs- und Service-Gedanke steht für Sie an erster Stelle.
Sie sind digitalaffin und finden sich in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sicher zurecht. Kenntnisse in MS Dynamics und/oder SharePoint sind von Vorteil.

Wir bieten

Flexibles Arbeiten
Ausgewogene Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell. Mitarbeitende können mobil arbeiten. Die Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr werden aus einem separaten Arbeitszeitkonto bedient.
Vereinbarkeit von Beruf und privaten Interessen
Flexible Arbeitsbedingungen in Gleitzeit - auch als Teilzeitmodell - mit 30 Tagen Urlaub (bei Vollzeit)
Lebenslanges Lernen
Gruner fördert lebenslanges Lernen und bietet Mitarbeitenden neben regelmäßigen fachlichen Inhouse-Schulungen durch die Mitarbeitenden und Gruner-weiten Weiterbildungsprogrammen, die Möglichkeit, sich in externen Kursen weiterzubilden und zu qualifizieren.
Individuelle Kostenbeteiligungen für länger dauernde Aus- und Weiterbildungen können ebenfalls vereinbart werden.
Gesundheit und Wohlbefinden
Gruner bietet eine betriebliche Krankenversicherung mit einem jährlichen Budget von 900 EUR. Ergonomische Arbeitsplätze und ein stetig wachsendes Betriebliches Gesundheitsmanagement stärken das körperliche Wohlbefinden im Arbeitsalltag. Die unabhängige Mitarbeitenden-Sozialberatung MOVIS steht bei Bedarf in allen Lebenslagen unterstützend zur Seite. Wir nehmen als Team an Firmenläufen oder anderen regionalen Sportveranstaltungen teil.
Nachhaltige Mobilität
Gruner fördert die Nutzung des ÖPNV mit Jobtickets und bietet die Möglichkeit ein JobRad zu leasen.
Betriebliche Vorsorge
Gruner bietet eine betriebliche Altersvorsorge an. Zudem kann eine Direktversicherung mit Entgeltumwandlung als Alters- oder Berufsunfähigkeitsvorsorge abgeschlossen werden, zu der Gruner mehr als den gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitgeberbeitrag leistet.
Vielfältige Karrieremöglichkeiten
Zur persönlichen Entwicklung stehen drei Karrierelaufbahnen zur Verfügung: Führung, Projektleitung und Fachfunktion.
Aufgrund unserer nationalen und internationalen Niederlassungen sind auch die Möglichkeiten des Standortwechsels und des Auslandeinsatzes gegeben.