Assistenz des Wissenschaftlichen Vorstands (m/w/d)

• Empfang und Bewirtung von Gästen der Wissenschaftlichen Vorständin

• Kommunikation an der Schnittstelle zwischen dem wissenschaftlichen, administrativen Bereich und externen Partnern (z. B. Helmholtz Zentren)

• Reisemanagement für die Wissenschaftliche Vorständin, einschließlich Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen gemäß dem Bundesreisekostengesetz

• Veranstaltungsplanung, Betreuung internationaler Gäste sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von wissenschaftlichen Symposien, Vorträgen und Workshops

• Bearbeitung des täglichen Unterschriftverkehrs der Wissenschaftlichen Vorständin

• Aufbau und Verwaltung einer Datenbank mit Kontakten und Verteilern externer Stakeholder/​mit externen Kontakten

• administrative Unterstützung für die Referent*innen der Wissenschaftlichen Vorständin

• vertretungsweise Unterstützung bei der Organisation des Sekretariats der Wissenschaftlichen Vorständin

• eigenständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch

• strategische Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen

• Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen sowie des Budgets

• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Bürokauffrau/​‑mann, Kauffrau/​‑mann für Bürokommunikation, Veranstaltungskauffrau/​‑mann, Reiseverkehrskauffrau/​‑mann oder eine vergleichbare Qualifikation

• sehr gutes Sprach- und Formulierungsvermögen in deutscher und englischer Sprache – fundierte Erfahrungen in der Anwendung der gängigen Microsoft-Office-Anwendungen und Kommunikationstools

• wünschenswert: Erfahrung im Assistenzbereich und Officemanagement

• idealerweise Berufserfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungsbereich, gerne im internationalen Umfeld

• internationales Arbeitsumfeld mit Kommunikation in englischer und deutscher Sprache

• interessante Karrieremöglichkeiten und umfangreiches Qualifizierungs- und Weiterbildungsangebot

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf zertifiziert durch das Audit berufundfamilie

• vielfältige Unterstützung für „Neu-Berliner*innen“ (Welcome & Family Office)

• betriebliches Gesundheitsmanagement mit Fitness-Center

Außerdem profitieren Sie von:

• einer Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Bundes (TVöD Bund), inklusive zusätzlicher betrieblicher Altersversorgung

• flexiblen Arbeitszeiten und Unterstützungsangeboten für die Kinderbetreuung

• einem idyllischen grünen Campus, der bestens mit Fahrrad, ÖPNV oder dem Auto zu erreichen ist

• einem sicheren Arbeitsplatz

• Zuschuss zum Jobticket sowie Vergünstigungen in der Campus-Mensa

• zusätzlichen Gesundheitsleistungen wie Grippeschutz-Impfung, Sehtest, Ergonomie-Beratung am Arbeitsplatz

• der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

• einer kostenlosen Nextbike-Nutzung vom S-Bahnhof Buch bis zum Campus

Vergütung

Die Vergütung erfolgt nach TVöD Bund, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen.

Beschäftigungsumfang

Vollzeit
Die Anzahl der Wochenstunden beträgt 39 Stunden.

Gewünschter Eintrittstermin

15. November 2024

Befristung

unbefristet

Bewerbungsfrist

15. Oktober 2024

Chancengleichheit, Vielfalt und Inklusion

Chancengleichheit ist uns wichtig. Das MDC schätzt Vielfalt und setzt sich für ein tolerantes, faires und offenes Umfeld ein, in dem sich jeder entwickeln und entfalten kann. Wir berücksichtigen alle qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Herkunft, Religion, Geschlechts­identität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter oder anderen Merkmalen. Wir sind davon überzeugt, dass vielfältige Teams, die ein breites Spektrum an Erfahrungen, Perspektiven und Hintergründen repräsentieren, unsere Forschung und Arbeit bereichern. Wir freuen uns auf Bewerbungen von aufgeschlossenen Menschen, die gemeinsam in einem vielfältigen Umfeld arbeiten möchten. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden besonders berücksichtigt.