Sachbearbeiter/in Facility Management (m/w/d)

Allgemeine Tätigkeiten der Büroorganisation, Terminplanung, Veranstaltungsplanung, administrative Tätigkeiten zur Sicherstellung der Arbeitsabläufe

Erledigung von Schreibarbeiten und Abwickeln der anfallenden Korrespondenz (Schriftwechsel, Protokolle, Entscheidungsvorlagen, etc.)

Management und Controlling technischer Bereiche (Wartung technischer Anlagen, Sachkundeprüfungen, Sachverständigenprüfungen etc.), d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung, etc.

Stammdatenpflege im CAFM System

Filtern, Bearbeitung, Ausdruck, Ablehnung, Löschung der elektronischen Reparaturanforderungen im EDV-System nach Vorgaben der Fachvorgesetzten, Verwaltung, Verteilung, Dokumentation, Ablage und Auswertung der Auftragsscheine

Erfassung und Auslösen von Bestellungen der Reparaturmaterialien, Gegenstände der Einrichtung und Ausstattung des technischen Bedarfs und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs nach Vorgabe der Fachvorgesetzten als elektronische Beschaffungsanforderung im System (Elbe oder SAP) einschließlich Kontierung

Management und Controlling infrastruktureller Bereiche (Parkraumbewirtschaftung, Reinigung, Grünanlagen, Abfallbeseitigung, GEZ, GEMA, etc.) d.h. Mengenermittlungen, Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Kostenmanagement, Rechnungsprüfung

Umzugsmanagement, Verwaltung von Gegenständen der Einrichtung und Güter des Wirtschafts- und Verwaltungsbedarfs

Zuständig für die Beschilderung des Standortes

Personalverwaltung/-betreuung der Mitarbeitenden im zugewiesenen Arbeitsbereich mittels Software (derzeit SP-Expert) einschließlich An-/Abwesenheitsmeldungen, Urlaubs- und Krankmeldungen

Fachliche und organisatorische Leitung des Infostandes einschließlich Bedarfs- und Einsatzsteuerung der Mitarbeitenden

Kommunikation und Bearbeitung von Rückfragen mit den beauftragten Firmen und den Handwerker/innen sowie Material-Rücksendungen an Firmen nach Fehllieferungen

Rechnungsbearbeitung (Teil-, Schlussrechnungen, rechnerische und sachliche Prüfung) und –Kontrolle, Durchführung und Dokumentation von Reinigungskontrollen auf Stationen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in einem vergleichbaren Bereich

Gute Kenntnisse SAP-R3 im Rahmen der Rechnungsbearbeitung sowie IffmGiS, CAFM, Excel, Word und Outlook

Freundliche, positive und engagierte Persönlichkeit mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist

Eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren

Ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation

Fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team

Vergütung nach Tarifvertrag Vivantes Tochtergesellschaften in Anlehnung an den TVöD

Eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen

Prämiensystem bei Anwerbung von Personal

Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen

Entwicklungs-und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns

Sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut

Kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf

Attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote