Service-Team der VHS- Allgemeine Aufgaben (m/w/d)

Der drittgrößte Bezirk Steglitz-Zehlendorf liegt im Südwesten Berlins und bietet ein Wohlfühlklima für alle Menschen. Dazu gehören die acht Ortsteile: Dahlem, Lankwitz, Lichterfelde, Nikolassee, Schlachtensee, Steglitz, Wannsee und Zehlendorf. So unterschiedlich unsere Ortsteile auch sein mögen - so unterschiedlich sind auch unsere rund 311.000 Einwohner mit ihren Bedürfnissen. Es sollen sich alle in Steglitz-Zehlendorf wohlfühlen, das ist das Ziel der Bezirksverwaltung.

Dienststelle: Das Amt für Weiterbildung und Kultur - Fachbereich VHS des Bezirksamtes Steglitz-Zehlendorf von Berlin

Geplanter Eintritt: ab sofort

Entgeltgruppe: EG 5 TV-L

Arbeitszeit: Vollzeit - Die Beschäftigung von Teilzeitkräften ist möglich, sofern der Arbeitsplatz ganztägig besetzt ist.

Hinweis: Sprechzeiten und/oder zwingende Anwesenheitszeiten: Spätsprechstunde dienstags und donnerstags bis 18 Uhr

Wochenstunden: 39,4

Standort: Goethestr. 9/11, 12207 Berlin

Bewerbungsfrist: 20.08.2026

Ihre Aufgaben

Teilnehmendenanmeldung (schriftlich und online)

• Bearbeitung aller Eingänge, Entscheidung über die Ermäßigungstatbestände, Einholen fehlender Ermäßigungsnachweise, Bearbeitung von SEPA-Mandaten und sonstiger buchungstechnischer Vorgänge in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Datenabgleich und Authentisierung von Neukunden, Betreuung der Web-Kunden/-innen.

Persönliche Teilnehmendenanmeldung und Beratung, auch in regelmäßigen Abenddiensten

• Allgemeine Beratung inkl. der Hotline über das Kursangebot der eigenen VHS und des Gesamtangebotes der Volkshochschulen in Berlin; Allgemeine Beratung zu Kursinhalten, Abschlüssen und Zertifizierungen; Entscheidung über Ermäßigungstatbestände anhand vorgelegter Nachweise, Erfassung und Pflege von Teilnehmendendaten.

Bearbeitung Kundendaten / Abrechnung und Prüfung aller Zahlungseingänge

• Bearbeitung von laufenden Rückzahlungen, Kündigungen, Umbuchungen und Stornierungen.
• Selbständige, verantwortungsvolle Prüfung aller Teilnahmelisten nach Beendigung der Kurse: Anspruchsprüfung und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen.

Betreuung der Kursleitenden

• Versand/Ausgabe der Teilnahme- und Raumlisten, Auskünfte über Kursbelegungen, Weitergabe von Informationen über Arbeitsabläufe, Kursinhalte u.a.

Ideen- und Beschwerdemanagement

• Annahme, Registrierung, Bearbeitung (Terminüberwachung) und Auswertung von Beschwerden, Belobigungen und Wünschen der Teilnehmenden. Regelmäßige Mitteilung an alle VHS-Mitarbeiter/innen

Weitere Aufgaben können dem beigefügten Anforderungsprofil über den Button „weitere Informationen“ entnommen werden. Das Anforderungsprofil stellt die verbindliche Grundlage für die Auswahlentscheidung dar.

Ihr Profil

Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, eine andere abgeschlossene 3-jährige kaufmännische Berufsausbildung oder der erfolgreiche Abschluss des Verwaltungslehrgangs I

Nachweise sind der Bewerbung beizufügen.

Fachliche Kompetenzen:

• Kenntnisse der Geschäftsbedingungen und der Entgeltordnung der VHS
• Anwenderkenntnisse des Volkshochschulprogramms VHS-IT

Außerfachliche Kompetenzen:

• Dienstleistungsorientierung
• Diversity-Kompetenz
• Kommunikationsfähigkeit
• Selbständigkeit

Benefits

• Weiterbildung

  Weiterbildung wird bei uns großgeschrieben. Mit vielseitigen Fortbildungen, internen Schulungen und Angeboten zur Entwicklung individueller Kompetenzen gestalten Sie Ihre berufliche Zukunft aktiv mit.

• Homeoffice

  Flexibel arbeiten, wo es für Sie passt: Bis zu 40 % der Arbeitszeit mobil – für mehr Eigenverantwortung, weniger Pendelstress und mehr Effizienz im Alltag.

• Ein kollegiales Arbeitsklima

  Starten Sie gut begleitet mit professionellem Onboarding, offenem Miteinander, gelebter Vielfalt. Beim Einstieg oder im Alltag - Wissen teilen wir gern per Mentoring, Wissensmanagement und Teamspirit.

• Arbeiten für das Gemeinwohl

  Arbeit, die wirklich wirkt – sinnstiftend und bürgernah. Für die Menschen in Berlin, im Bezirk, im Kiez. Wir unterstützen Sie mit Firmenticket und Altersvorsorge – für heute und später.

• Flexible Arbeitszeiten

  Vereinbarkeit von Beruf und Privatem leichtgemacht: mit flexiblen Arbeitszeiten, Gleitzeit, Teilzeit und der Möglichkeit, mit einem Sabbatical bewusst Auszeiten zu planen und neue Energie zu tanken.

• Gesundheitsmanagement
• Ihre Gesundheit ist uns wichtig! Mit bis zu einer Stunde Sport während der Arbeitszeit, Teamstaffeln, gesundheitsfördernden Kursen und Partnern, die Sie bei Prävention und Krankheit unterstützen.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Bitte reichen Sie eine aktuelle dienstliche Beurteilung oder ein qualifiziertes Zeugnis ein.

Für aktuell oder ehemals im öffentlichen Dienst Beschäftigte: Füllen Sie die Einverständniserklärung zur Personalakteneinsicht aus und fügen Sie sie unterschrieben bei. Das Dokument finden Sie hier: https://www.berlin.de/ba-steglitz-zehlendorf/karriere/03_einverstaendniserklaerung_neu.pdf

Wir erwarten Deutschkenntnisse mindestens auf C1-Niveau (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen). Bei ausländischen Abschlüssen ist eine Zeugnisbewertung durch die Zentralstelle für ausländische Abschlüsse (ZAB) sowie eine beglaubigte Übersetzung beizufügen. Infos: https://zab.kmk.org/de/zeugnisbewertung

Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und anerkannt schwerbehinderte Menschen und ihnen Gleichgestellte bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf eine Schwerbehinderung gegebenenfalls in der Bewerbung hin.

Entstehende Aufwendungen wie Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten werden nicht erstattet. Digitale Auswahlgespräche sind organisatorisch nicht möglich.

Weitere Infos: https://www.berlin.de/ba-steglitz-zehlendorf/

Frau Daniela Behm

Ansprechperson für das Auswahlverfahren

030 90299-5822

Frau Petra Fietkau

Ansprechperson für das Aufgabengebiet

030 90299-2659

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