Projektassistent*in (m/w/d)

Projektassistent*in (m/w/d)

• Motivationsschreiben
• tabellarischer Lebenslauf
• Nachweis der erforderlichen Qualifikation (Zeugnisse, Urkunden, Weiterbildungsnachweise)
• Arbeitszeugnisse oder Beurteilungen

Die Humboldt-Universität zu Berlin ist tarifgebunden und wendet den TV-L HU an. Informationen zur Eingruppierung und zum Jahresentgeltrahmen finden Sie hier: https://hu.berlin/ETRL .

Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Ausschreibungs- und Auswahlverfahrens finden Sie auf der Homepage der Humboldt-Universität zu Berlin: https://hu.berlin/DSGVO .

Studienabteilung

• Postbearbeitung und -ablage, Terminkoordination und Überwachung von Fristen, Termine, Zuarbeiten
• Vor- und Nachbereitung von Beratungen (Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle u. ä.)
• Prozessdokumentation und -information
• Erstellung und Pflege der Projektseiten im Inter- und Intranet
• Pflege des Cloud-Speichers zur Sicherung der Dokumentation von Projektergebnissen
• Mitarbeit bei der Erstellung von Manuskripten
• Layout von Druckstücken und Präsentationen
• Mitarbeit bei der Planung, Organisation und Durchführung und Nachbereitung von Schulungsmaßnahmen, Workshops u. ä.
• Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten und Mittelbewirtschaftung, u. a. Überwachung der Personal- und Sachmittel des Projekts, Mittelbuchungen und Rechnungsprüfung in SAP

eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben im Kommunikationsmanagement und Wissenstransfer des Projekts, u. a.:

• Erheben und Bewerten von Erwartungen, Interessen und Anforderungen aller Stakeholder
• Ableiten des Handlungsbedarfs und Erarbeiten von Empfehlungen im Hinblick auf den Einsatz von Kommunikationsmitteln
• Einsatz der Kommunikationsmittel planen und durchführen sowie Kommunikationsmatrix auf Wirksamkeit prüfen und ggf. anpassen
• Optimierung der Informationsflüsse

Bearbeitung administrativer Aufgaben für die Projektleitung sowie die Teilprojekt-leitungen für das Projekt zur Einführung eines Campus Management Systems, insb.

Anforderungen:

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungstechnischen Beruf bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Kenntnisse der Hochschulstrukturen und der Hochschulverwaltung
• Grundkenntnisse des Haushaltsrechts auch im Bereich der Drittmittelabwicklung, des Steuer- und des Verwaltungsrechts, HU-interne Regelungen wie Dienstreiseordnung und Bewirtungsrichtlinie
• sehr gute Office-Anwenderkenntnisse, Datenbankkenntnisse
• Kenntnisse im Bestellwesen und mit SAP
• datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Kenntnisse der Gestaltung und Pflege von Webseiten in einem Content Management System
• langjährige Erfahrung mit der Büroleitung, Team-/Projektassistenz in interdisziplinären Aufgabenbereichen
• sicheres Beherrschen der deutschen Sprache (mind. C1)
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1)
• überdurchschnittliches Maß an Organisationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit

Unser Angebot:

• ein modernes Arbeitsumfeld
• eine tarifliche Eingruppierung (TV-L)
• abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben
• eine strukturierte Einarbeitung
• flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten

Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht.