Fachadministration Digitale Akte Berlin (DAB)

Unsere Senatsverwaltung steht im Land Berlin für Vieles, was Berlin als pulsierende Metropole und Zuhause für ca. 3,9 Millionen Menschen ausmacht. Die Abteilung - Zentraler Service - sorgt dafür, dass sich die anderen Bereiche unserer Verwaltung auf Arbeit und berufliche Bildung, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung konzentrieren können. Sie nimmt klassische Querschnittsaufgaben wahr. Hierzu gehören neben Personal und Finanzen/Haushalt insbesondere Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, der Innere Dienst, die Digitalisierung und IT sowie das Justitiariat. Wir sind Dienstleister für alle Fachabteilungen, stellen Infrastruktur sowie Ressourcen für die erfolgreiche Arbeit in der hiesigen Senatsverwaltung bereit und koordinieren die Zusammenarbeit mit Gremien und anderen Verwaltungen des Landes. Die Abteilung gestaltet organisatorische Rahmenbedingungen und arbeitet eng mit den Beschäftigtenvertretungen zusammen. Wir steuern und koordinieren übergreifend die Personal- und Sachmittel der gesamten Senatsverwaltung. Gleichzeitig achtet der Zentrale Service auf die Einhaltung gesetzlicher Regeln und anderer Vorschriften. Das gilt beispielsweise im Personalbereich für Dienst- und Beamten-, Tarif- und Arbeitsrecht, im Haushalt für die Vorschriften der Haushaltsordnung sowie in der Beschaffung für die Vergabevorschriften im öffentlichen Dienst. Arbeits- und Dienstrechtsstreitigkeiten sowie Rechtsstreitigkeiten mit Externen führt unser Justitiariat.

Profil

• Bewerber/innen mit abgeschlossener Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten / Kaufmann/-frau für Büromanagement (ehem. Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, Bürokaufmann/-frau, Fachangestellte/r für Bürokommunikation)
• Oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I
• Oder sonstiger Berufsabschluss/ sonstige Ausbildung, mit IT-Bezug
• Weitere Anforderung Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie nscale oder anderen Capture-Systemen zur Datenerfassung

Aufgaben

• Fachadministration Digitale Akte Berlin (DAB)
• Fachliche Administration des IKT-Basisdienstes »Digitale Akte Berlin« in der SenASGIVA:
• Administration der Aufbauorganisation
• Administration der Funktions-/Rollenberechtigungen
• Pflege des Aktenplans und der strukturierten Ablage
• Administration der Akten- und Vorgangsvorlagen, Dokumententypen und -vorlagen
• Löschadministration
• Anpassung von Aufbewahrungsfristen
• Nutzendenverwaltung
• Anwendungsbetreuung und Support für Nutzende der SenASGIVA, an der Schnittstelle zwischen den Fachbereichen (Nutzende/Multiplikator:innen), dem DAB-Projektteam und dem ITDZ
• Technische Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Aktualisierung der Web-Auftritte (Webmaster Technik):
• Einrichten von Berechtigungen für Webredakteure
• Technische Beratung bei der Erstellung von Websites
• Umsetzung von Vorgaben der Landesredaktion und Kommunikation entsprechender landesweiter Entscheidungen an die dezentralen Webredakteure und Leitung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der SenASGIVA sowie an die nachgeordneten Behörden

Wir bieten

• Arbeiten für das Gemeinwohl
• Mit einer sinnvollen Arbeit im Herzen Berlins auf einem interessanten, krisensicheren und modern eingerichteten IT-Arbeitsplatz
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Dank ortsflexibler mobiler Arbeit, Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie 30 Tage Erholungsurlaub bei einer 5-Tage-Woche mit arbeitsfreien Tagen am 24.12. und 31.12.
• Für Diversity
• In einer vielfältigen, toleranten und weltoffenen Verwaltung
• Gesundheitsmanagement
• Mit zahlreichen Angeboten und einem Arbeitszeitbonus von bis zu einer Stunde pro Woche sowie eine kostenfreie Sozialberatung für berufliche und private Anliegen
• Professionelles Onboarding
• In einem Patinnen/Paten-Programm für ein gutes Ankommen und eine optimale Einarbeitung. Sofern gewünscht, werden Führungskräfte in Ihrer Rolle von einer Mentorin bzw. einem Mentor unterstützt
• Finanzielle Anreize
• Mit jährlicher Sonderzahlung, der Betriebsrente für Tarifbeschäftigte, vermögenswirksame Leistungen, ein Firmenticket und der Hauptstadtzulage von bis zu 150 EUR brutto mtl. (bis BesGr. A 13 bzw. EG 13)

Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Insbesondere Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und schwerbehinderte/ diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund besonders berücksichtigt. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Frau Kelpin, ZS B 23.3 030 9028 2980 Infos über uns: https://www.berlin.de/sen/asgiva/ Weitere Infos: www.berlin.de/karriereportal

Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung