Tarifbeschäftigte/r in der Geschäftsstelle des Stadtentwicklungsamtes (m/w/d)

Berlin
Bezirksamt Tempelhof - Schöneberg
Gehaltsinformation: Entgeltgruppe: E5 TV-L

Benefits

  • Arbeitsweg

  • Beruf und Familie

  • Gesundheit

  • Vorsorgeleistungen

Tarifbeschäftigte/r in der Geschäftsstelle des Stadtentwicklungsamtes (m/w/d)

 

Kennziffer: 125/2022

Wir:

Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin – Stadtentwicklungsamt - –
 

Start:

01.09.2022
- unbefristet -
 

Wochenarbeitszeit:

Vollzeit, Teilzeit mit 39,4 Wochenstunden, Teilzeitbeschäftigung ist möglich
 

Vergütung:

Entgeltgruppe: E5 TV-L

Ihre neuen Aufgaben:

Verwaltungstätigkeiten:
Elektronisches Baugenehmigungsverfahren (eBG)

  • Antragseingangserfassung sowie Datenpflege; digitales Bereitstellen von Bauantragsunterlagen zur Bearbeitung im eBG; Erfassen der Stellungnahmeersuchen in Baugenehmigungs-, Widerspruchs- und Klageverfahren an den FB Stadtplanung


Personal

  • Erstellen, Führen und Verwalten von Nachweisen über Jahresurlaubsplanung und Inanspruchnahme von Erholungs- u. Sonderurlaub sowie des Abbaus von Zeitguthaben; Führen der Anwesenheitsliste; Datenpflege im Fachprogramm IPV-Integrierte Personal-verwaltung- (Erfassen von Urlaub und Krankheit, Überwachung der Urlaubskontingente, Aktualisierung von Arbeitszeitplanregeln)


KLR

  • Sammeln und Erfassen der Daten für die KLAR; Auswerten von KLR-Vergleichsberichten; Unterstützen der Amtsleitung und Fachbereichsleitungen bei Kontroll- und Steuerungsaufgaben


Mitarbeit im Bereich des Arbeitsschutzes

  • Mitarbeit bei der Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen sowie sich der daraus ergebenen Unterweisungen von Mitarbeiter_innen;


Allgemeine Verwaltung

  • Fertigen und eigenverantwortliche Abgabe von Eingangs- und Zwischennachrichten; Vor- u. Nachbereitung von Antwortentwürfen sowie Umsetzung der Verfügungen, einschließlich Bearbeitung von politischen Anfragen, Petitionen und Beschwerden, BA- und BVV-Vorlagen; Erstellung und Pflege von Mustervorlagen; Terminüberwachung und Führen der Wiedervorlagen, Nachhalten von Termin- und Fristveränderungen; Information Beteiligter; Anlegen und Führen entsprechender Datenbanken; Erstellen, Pflegen von Organisationsübersichten, Erfassen von Schadensmeldungen; Erstellen von Statistiken; Ablage und Aktenverwaltung, Erstellen und Pflegen des Aktenplans bzw. entsprechender digitaler Verzeichnisse;


Assistenz der Amtsleitung und Fachbereichsleitungen

  • Veranstaltungsorganisation Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Terminen; Ordern von Medien, Bereitstellen von Präsentationen, Funktionsproben, Bereitstellen von Getränken nach Order


Koordinationsaufgaben

  • Terminkoordinationen mit vielen sowie zeitlich stark gebundenen internen und externen Partnern; Führen der digitalen Kalender der Amts- und Fachbereichsleitungen; Ansprechpartner für Interne; disponieren freier Slots in den Zeitplänen der Amts- und Fachbereichsleiter_in; Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Bereitstellen erforderlicher Unterlagen;


Aktenführung Aktenführung im Bereich der Amtsleitung bzw. fachbereichsübergreifend; Vertretung des Geschäftszimmerpersonals des Dezernenten

Zentrale Information und Service für Bürger_innen

  • Beratung, Vermittlung und Hilfestellungen für Kund_innen des Stadtentwicklungsamtes (Investoren, Bauherren, Mieter etc.) im Amt sowie im Rahmen des Telefondienstes mittels analoger und digitaler Informationssysteme


Sekretariatsaufgaben
Postverkehr:

  • Bearbeitung des internen und externen Postein- und ausgangs einschließlich der digitalen Post und Umläufe.


Materialbeschaffung:

  • Materialbeschaffung; Ausgabe und Bestellungen von Dienstfahrscheinen; Kalenderbe-stellungen; Beschaffung von Publikationen des Stadtentwicklungsamtes zum Verkauf


Schreib- und Kopierarbeiten

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung in den Fachrichtungen Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement

oder

  • Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildungen

oder ein

  • erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr sind wünschenswert

 

Die fachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil.

Die außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil.

Unsere Pluspunkte:

  • Ein zukunftssicherer Arbeitsplatz

  • Vielseitige, abwechslungsreiche und interessante Arbeitsgebiete

  • Professionelle Mitarbeiter_innen- und Führungskräfteberatung durch das Fürstenberg Institut

  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung und individuelle Arbeitszeitgestaltung

  • Flexible Arbeitszeitmodelle

  • 30 Tage Erholungsurlaub und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember

  • Ein attraktives und individuelles Fortbildungsangebot in der Dienstzeit, auch während der Probezeit

  • Langfristige Karriere- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten

  • Ein vergünstigtes Jobticket bzw. eine Hauptstadtzulage

  • Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L)

  • Eine Jahressonderzahlung

  • VBL (Zusatzversorgung des Öffentlichen Dienstes)

  • Regelmäßige Angebote im Bereich Gesundheitsmanagement als Dienstzeit (z.B. Gesundheitskurse, Vorträge, Workshops)

  • die Möglichkeit der Inanspruchnahme einer Stunde Sport im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements während der Arbeits- und Dienstzeit. Auch bei externen Anbietern.

Ansprechperson für weitere Informationen

zur Stellenausschreibung:

Frau Altendorf, Abt. Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung und Koordination
+49 30 90277 3026

 

zum Aufgabengebiet:

Herr Junge, Abt. Stadtentwicklung und Facility Management
+49 30 90277 4644

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 10.07.2022.

 

Weitere Informationen

Kontakt für Bewerbung

Frau Altendorf
Abt. für Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung und Koordination

Benefits

  • Arbeitsweg

  • Beruf und Familie

  • Gesundheit

  • Vorsorgeleistungen

Arbeitsort

John-F.-Kennedy-Platz, 10825 Berlin

Mehr zum Job

Gehaltsinformation Entgeltgruppe: E5 TV-L
Beschäftigungsart Festanstellung
Arbeitszeit Vollzeit, Teilzeit
Qualifikation Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Keywords Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d)
Arbeitsort
John-F.-Kennedy-Platz, 10825 Berlin