Tarifbeschäftigte/r in der Geschäftsstelle des Stadtentwicklungsamtes (m/w/d)
Kennziffer: 125/2022
Wir:
Bezirksamt Tempelhof-Schöneberg von Berlin – Stadtentwicklungsamt - –
Start:
01.09.2022
- unbefristet -
Wochenarbeitszeit:
Vollzeit, Teilzeit mit 39,4 Wochenstunden, Teilzeitbeschäftigung ist möglich
Vergütung:
Entgeltgruppe: E5 TV-L
Verwaltungstätigkeiten:
Elektronisches Baugenehmigungsverfahren (eBG)
Antragseingangserfassung sowie Datenpflege; digitales Bereitstellen von Bauantragsunterlagen zur Bearbeitung im eBG; Erfassen der Stellungnahmeersuchen in Baugenehmigungs-, Widerspruchs- und Klageverfahren an den FB Stadtplanung
Personal
Erstellen, Führen und Verwalten von Nachweisen über Jahresurlaubsplanung und Inanspruchnahme von Erholungs- u. Sonderurlaub sowie des Abbaus von Zeitguthaben; Führen der Anwesenheitsliste; Datenpflege im Fachprogramm IPV-Integrierte Personal-verwaltung- (Erfassen von Urlaub und Krankheit, Überwachung der Urlaubskontingente, Aktualisierung von Arbeitszeitplanregeln)
KLR
Sammeln und Erfassen der Daten für die KLAR; Auswerten von KLR-Vergleichsberichten; Unterstützen der Amtsleitung und Fachbereichsleitungen bei Kontroll- und Steuerungsaufgaben
Mitarbeit im Bereich des Arbeitsschutzes
Mitarbeit bei der Erstellung und Aktualisierung von Gefährdungsbeurteilungen sowie sich der daraus ergebenen Unterweisungen von Mitarbeiter_innen;
Allgemeine Verwaltung
Fertigen und eigenverantwortliche Abgabe von Eingangs- und Zwischennachrichten; Vor- u. Nachbereitung von Antwortentwürfen sowie Umsetzung der Verfügungen, einschließlich Bearbeitung von politischen Anfragen, Petitionen und Beschwerden, BA- und BVV-Vorlagen; Erstellung und Pflege von Mustervorlagen; Terminüberwachung und Führen der Wiedervorlagen, Nachhalten von Termin- und Fristveränderungen; Information Beteiligter; Anlegen und Führen entsprechender Datenbanken; Erstellen, Pflegen von Organisationsübersichten, Erfassen von Schadensmeldungen; Erstellen von Statistiken; Ablage und Aktenverwaltung, Erstellen und Pflegen des Aktenplans bzw. entsprechender digitaler Verzeichnisse;
Assistenz der Amtsleitung und Fachbereichsleitungen
Veranstaltungsorganisation Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Terminen; Ordern von Medien, Bereitstellen von Präsentationen, Funktionsproben, Bereitstellen von Getränken nach Order
Koordinationsaufgaben
Terminkoordinationen mit vielen sowie zeitlich stark gebundenen internen und externen Partnern; Führen der digitalen Kalender der Amts- und Fachbereichsleitungen; Ansprechpartner für Interne; disponieren freier Slots in den Zeitplänen der Amts- und Fachbereichsleiter_in; Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen, Bereitstellen erforderlicher Unterlagen;
Aktenführung Aktenführung im Bereich der Amtsleitung bzw. fachbereichsübergreifend; Vertretung des Geschäftszimmerpersonals des Dezernenten
Zentrale Information und Service für Bürger_innen
Beratung, Vermittlung und Hilfestellungen für Kund_innen des Stadtentwicklungsamtes (Investoren, Bauherren, Mieter etc.) im Amt sowie im Rahmen des Telefondienstes mittels analoger und digitaler Informationssysteme
Sekretariatsaufgaben
Postverkehr:
Bearbeitung des internen und externen Postein- und ausgangs einschließlich der digitalen Post und Umläufe.
Materialbeschaffung:
Materialbeschaffung; Ausgabe und Bestellungen von Dienstfahrscheinen; Kalenderbe-stellungen; Beschaffung von Publikationen des Stadtentwicklungsamtes zum Verkauf
Schreib- und Kopierarbeiten
Abgeschlossene Berufsausbildung in den Fachrichtungen Kaufleute für Bürokommunikation bzw. Büromanagement
oder
Verwaltungsfachangestellte oder vergleichbare Ausbildungen
oder ein
erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr sind wünschenswert
Die fachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil.
Die außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte dem Anforderungsprofil.
Ein zukunftssicherer Arbeitsplatz
Vielseitige, abwechslungsreiche und interessante Arbeitsgebiete
Professionelle Mitarbeiter_innen- und Führungskräfteberatung durch das Fürstenberg Institut
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung und individuelle Arbeitszeitgestaltung
Flexible Arbeitszeitmodelle
30 Tage Erholungsurlaub und arbeitsfrei am 24. und 31. Dezember
Ein attraktives und individuelles Fortbildungsangebot in der Dienstzeit, auch während der Probezeit
Langfristige Karriere- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Ein vergünstigtes Jobticket bzw. eine Hauptstadtzulage
Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L)
Eine Jahressonderzahlung
VBL (Zusatzversorgung des Öffentlichen Dienstes)
Regelmäßige Angebote im Bereich Gesundheitsmanagement als Dienstzeit (z.B. Gesundheitskurse, Vorträge, Workshops)
die Möglichkeit der Inanspruchnahme einer Stunde Sport im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements während der Arbeits- und Dienstzeit. Auch bei externen Anbietern.
Ansprechperson für weitere Informationen
zur Stellenausschreibung:
Frau Altendorf, Abt. Finanzen, Personal, Wirtschaftsförderung und Koordination
+49 30 90277 3026
zum Aufgabengebiet:
Herr Junge, Abt. Stadtentwicklung und Facility Management
+49 30 90277 4644
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 10.07.2022.
Gehaltsinformation | Entgeltgruppe: E5 TV-L |
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Beschäftigungsart | Festanstellung |
Arbeitszeit | Vollzeit, Teilzeit |
Qualifikation | Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss |
Keywords | Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) |
Arbeitsort |