Projektassistenz Personal und Drittmittel (m/w/d) in Berlin

Stellenbeschreibung

Fachbereich

Mathematik und

Informatik - Institut für Mathematik

MIP.labor


Projektassistenz Personal und Drittmittel (m/w/d)

Vollzeitbeschäftigung, befristet bis 31.12.2023, Entgeltgruppe 9a TV-L FU

Kennung: MIP.labor_SB21


Das MIP.labor ist eine Ideenwerkstatt für Wissenschaftskommunikation über Mathematik, Informatik und Physik. Um die komplexen Sachverhalte dieser Fächer anschaulich zu machen, entwickeln wir neue Formate insbesondere für junge Zielgruppen. Über ein hochkarätiges Stipen­dien­programm für Medienschaffende wollen wir die Berichterstattung zu Mathematik, Informatik und Physik in den Medien beflügeln und den Wissenschafts­journalismus stärken.

Das MIP.labor wird gefördert durch die Klaus-Tschira-Stiftung.


Aufgabengebiet:


Projektassistenz: Unterstützung der Projektleitung und der wissenschaftlichen Mitarbeiter/-innen in allen organisa­torischen Aufgaben­bereichen, z. B. Erledigung des allgemeinen Schrift­verkehrs, Beratung von Publikum, Mitarbeitern, Studierenden, Vorbereitung, Durchführung und Nach­bereitung der halbjährlich statt­findenden Netzwerk­ver­an­staltungen sowie sonstiger Workshops und Konferenzen, Pflege und Führung der Projekt­akten, Berichts­wesen und Statistik, Vorbereitung und Organisation von Dienst­reisen.

Personal- und Finanz­controlling: Finanz­planung, Finanz­kontrolle, Personalangelegenheiten, Stipendienangelegenheiten, z. B. Aktualisierung des Finan­zierungs­plans, eigenver­antwortliche Umsetzung des genehmigten Finan­zierungs­plans, Kontrolle aller Kosten in Verwaltung und Forschung, Zuarbeit für die Zentrale Dritt­mittel­ver­waltung zur Erstellung und Kontrolle der Zwischen- und Endver­wendungs­nach­weise; Vorbereitung der Aus­schreibungs­unterlagen bei Stellen­besetzungs­verfahren, Vorbereitung der Anträge, Prüfen auf Vollständigkeit der eingehenden Unterlagen bei allen Personalangelegenheiten (Einstellungen / AZ-Änderungen / Höher­gruppierungen / Weiter­be­schäftigungen), Bearbeitung von Stipendien­angelegen­heiten (Prädoc, Postdoc; alle Schritte im Verfahrensablauf).


Voraussetzungen

Einstellungsvoraussetzungen:

Dem Aufgabengebiet entsprechend gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.


Erwünscht:

Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanz­verwaltung von Dritt­mittel­projekten sind vor Vorteil. Sicherer Umgang mit gängiger Büro­software (Office, Excel, Outlook etc.), Organi­sations­talent und Selbständigkeit, hohe Kommuni­ka­tions- und Team­fähigkeit Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Erfahrungen in der Finanz­koor­dination / Dritt­mittel­verwaltung, hohe Dienst­leistungs­orientierung, gute Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift, Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.


Weitere Informationen erteilt Frau Dr. Anna Maria Hartkopf (anna.hartkopf@fu-berlin.de / 030 838-61891).


Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 19.04.2021 unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Dr. Anna Maria Hartkopf: anna.hartkopf@fu-berlin.de

Aus gegebenem Anlass und für die Zeit des eingeschränkten Präsenzbetriebes der Freien Universität Berlin bitten wir Sie, sich elektronisch per E-Mail zu bewerben. Die Bearbeitung einer postalischen Bewerbung kann nicht sichergestellt werden.



Freie Universität Berlin 

Fachbereich Mathematik und Informatik

Institut für Mathematik

MIP.labor

Frau Dr. Anna Maria Hartkopf

Arnimallee 2

14195 Berlin (Dahlem)


Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber/-in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei unge­schützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Uni­versität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.


Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen von Menschen mit Migra­tions­hintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Vor­stel­lungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewer­bungs­unterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Befristete Anstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abschluss Hochschule / Berufsakademie / Duales Studium
Berufskategorie Bildung, Erziehung, Soziale Berufe / Sonstiges
Arbeitsort 14195 Berlin

Arbeitgeber

Freie Universität Berlin

Kontakt für Bewerbung

Frau Anna Maria Hartkopf
Freie Universität Berlin