Die PharmaHera Service GmbH ist ein innovatives, dynamisch wachsendes E-Commerce-Unternehmen in den Bereichen Healthcare, Beauty und Lifestyle. Als Partner für Versandapotheken bieten wir maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen E-Commerce, angefangen beim Business Development über Logistik Fulfillment bis hin zu Buchhaltung und Marketing.
Du ziehst das kunterbunte Treiben einer alltäglichen Büroroutine vor? Ein erfolgreicher Tag für Dich ist einer, an dem Du auch Unvorhergesehenes mit einem Lächeln und einer guten Prise Pragmatismus in Angriff genommen hast? Dann bist Du hier richtig! Als Mitglied im Team der Assistenz der Geschäftsleitung gehst Du Deinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten voller Eifer nach.
Als Office Manager am Empfang (m/w/d)
bist du Dreh- und Angelpunkt unseres Back- und Frontoffice vor Ort – jeder kennt Dich und weiß, dass Du unseren 60 Mitarbeitern im Büro mit Rat und Tat zur Seite stehst.
Organisation dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Büro:
Die Kaffeemaschine im Konferenzraum macht Probleme – wir brauchen Ersatz. Du recherchierst proaktiv die Optionen: lieber Mieten, oder selbst Kaufen? Die Pros und Kontras sowie die Kosten stellst du Deinem Teamleiter direkt vor.
Der Kundenservice benötigt dringend eine neue Briefwaage, da die alte kaputt gegangen ist. Selbst Amazon Prime schafft die Lieferung nicht mehr bis morgen, aber dir fällt ein, dass der Baumarkt gegenüber welche haben könnte.
Es gab ein Missverständnis bei der Raumbuchung – jetzt hat die Personalabteilung keinen Meetingraum für das Vorstellungsgespräch, das in 10 Minuten startet. Du weißt aber, dass der CFO gerade im Urlaub ist und machst sein Büro startklar für das Interview.
Organisation von Meetings: von Empfang der Gäste, über Catering, bis hin zur Taxibestellung; Du kümmerst Dich und hast alles im Blick.
Einkauf von Materialien: Du bist verantwortlich für unseren Obstkorb, Büromaterial, Getränke, Sonderbestellungen u.v.m.
Reparaturen und Wartungen im oder am Haus: Du koordinierst und überwachst.
Du unterstützt unsere Assistenz der Geschäftsleitung bei administrativen Tätigkeiten und Sonderprojekten, zum Beispiel beim Vertragsmanagement oder bei der Organisation von (digitalen) Firmenevents.
Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder bereits Erfahrung als Teamassistent oder Office Manager gesammelt. Auch Quereinsteiger sind herzlich willkommen! Folgende Stärken zeichnen Dich aus:
Serviceorientierung und Spaß am Umgang mit Menschen
Kommunikationsstärke und Organisationstalent – Dein Arbeitsalltag ist abwechslungsreich, aber Du behältst den Überblick!
Souveränes und eigenständiges Handeln auch in stressigen Situationen
Gepflegtes Erscheinungsbild und sehr gute Umgangsformen
Gute PC-Kenntnisse in MS-Office
Kein Muss, aber von Vorteil: Gute Englischkenntnisse
ein wachsendes, innovatives sowie dynamisches Unternehmen mit viel Gestaltungsspielraum
einen engagiertes und sympathisches Team
eine großer heller Pausenraum (Bistro) und eine Kantine im Nachbargebäude
ein attraktiver Mitarbeiterrabatt auf das gesamte Sortiment
kostenfreie diverse Kaffee- und Teespezialitäten sowie täglich frisches Obst- und Gemüse
Wiederkehrende Firmenfeiern und Teamevents
Zuschuss zum Firmenticket der BVG
stark rabattierte Mitgliedschaft beim UrbanSportsClub
Dann bewirb Dich am Besten noch heute!