Fremdsprachensekretär / Fremdsprachensekretärin (m/w/d) in Berlin

Fachbereich Mathematik und Informatik - Institut für Mathematik


Fremdsprachensekretär / Fremdsprachensekretärin (m/w/d)

mit 1/2-Teilzeitbeschäftigung, unbefristet, Entgeltgruppe 7 TV-L FU

Kennung: Sekr. AG Altmann


Die Freie Universität Berlin gehört zu den wissenschaftlichen Top-Adressen. Sie zählt zu den deutschen Hochschulen, die in der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder in allen drei Förderlinien erfolgreich abgeschnitten haben und deren Exzellenz-Zukunftskonzepte gefördert werden.


Die hier ausgeschriebene Stelle ist vorerst der AG Altmann zugeordnet. Abzusehende orga­ni­sa­torische Veränderungen können dazu führen, dass in dem Aufgabengebiet künftig die Themen der Haushaltsangelegenheiten erweitert werden.



Aufgabengebiet:

Führung des Sekretariats für die Arbeitsgruppe Prof. Altmann / Algebraische Geometrie:

  • Geschäftsstelle / Vorzimmer / Korrespondenz: Erledigung des allg. Schriftverkehrs mit fremd­sprach­lichen Anteilen in englischer Sprache (mindestens 25 %), Postein- und -aus­gangs­be­ar­beitung, Protokollführung, Gästebetreuung, Führen von An- und Abwesenheitslisten (Krank-, Gesundmeldungen, sonstige Abwesenheiten), Katalogbestellungen (Unikat), Pflege des Webauftritts, Erstellung von Werkverträgen, Auszahlungsaufträgen nach Vorgaben, Termin­management.
  • Drittmittelverwaltung (Überwachung der laufenden Kontierungen / Prüfen von Konten­be­we­gungen, Budgetüberwachung und -kontrolle)
  • Veranstaltungs- und Kongressvorbereitung (Vorbereitung / Durchführung von Raumbuchungen, Vorbereitung Catering, ggf. Einholen und Vergleichen von Angeboten Unterstützung bei der Vorbereitung von Drucksorten (Plakate, Flyer, Einladungen), Einladungsmanagement, insb. Führen und Pflegen der Adresslisten, Reisevorbereitung / Gasteinladungen / Hotelbuchungen)
  • Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
  • Personalangelegenheiten (Vorbereitung aller personalrelevanten Formanträgen -Ausschreibung, Einstellung, Arbeitszeitänderungen etc.-, Vorbereitungen zur Durchführung formelles Bewer­bungs­management, Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Informationen zu sämtlichen Belangen der Administration, Führen der Urlaubsliste)

Voraussetzungen

Einstellungsvoraussetzungen:

dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.


Erwünscht:

  • Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • Kenntnisse der Büroorganisation im Idealfall im universitären Umfeld wären von Vorteil.
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (gern auch Muttersprachler/-innen);
  • sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware:
  • MS Office oder OpenOffice und möglichst auch TeX/LaTex (Software für Textverarbeitung und Formeln);
  • Erfahrungen mit dem Linux-Betriebssystem;
  • Organisationstalent und Selbstständigkeit;
  • hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit;
  • Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats;
  • Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung;
  • hohe Dienstleistungsorientierung;
  • Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.



Weitere Informationen erteilt Herr Prof. Dr. Klaus Altmann (kaltmann@math.fu-berlin.de / 030 838 75428).


Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 10.05.2021 unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Nicole Wichura: nicole.wichura@fu-berlin.de.

Aus gegebenem Anlass und für die Zeit des Präsenznotbetriebes der Freien Universität Berlin bitten wir Sie, sich elektronisch per E-Mail zu bewerben. Die Bearbeitung einer postalischen Bewerbung kann nicht sichergestellt werden.


Freie Universität Berlin

Fachbereich Mathematik und Informatik

Institut für Mathematik

z. Hd. Frau Nicole Wichura

Arnimallee 3

14195 Berlin (Dahlem)


Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber/-in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen von Menschen mit Migra­tions­hintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Vor­stel­lungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewer­bungs­unterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Teilzeit
Vertragsart Festanstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort 14195 Berlin

Arbeitgeber

Freie Universität Berlin

Kontakt für Bewerbung

Frau Nicole Wichura
Freie Universität Berlin