Beschäftigte/-r Sekretariat (m/w/d) in Berlin (Dahlem)

Stellenbeschreibung

Fachbereich Mathematik und Informatik - Institut für Mathematik

Experimentierlabor für Wissenschaftskommunikation


Beschäftigte/-r Sekretariat (m/w/d)

mit 1/2-Teilzeitbeschäftigung, befristet bis 31.12.2023, Entgeltgruppe 6 TV-L FU

Kennung: Labor_Wisskomm_01Sekr


Die Freie Universität Berlin gehört zu den wissenschaftlichen Top-Adressen. Sie zählt zu den deutschen Hochschulen, die in der Exzellenzinitiative des Bundes und der Länder in allen drei Förderlinien erfolgreich abgeschnitten haben und deren Exzellenz-Zukunftskonzepte gefördert werden.


Der Fokus des aus Drittmitteln finanzierten Experimentierlabors für Wissenschaftskommunikation ist die verständliche Vermittlung der exakten Wissenschaften Mathematik, Informatik und Physik. Hier werden relevante Inhalte verständlich aufbereitet, die mittels innovativer Formate der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Ein Stipendienprogramm fördert gezielt Wissenschaftsjournalist/-innen, sich mit den Themen der exakten Wissenschaften auseinanderzusetzen. Um die Formate bewerten zu können, ist es wichtig, Methoden zu entwickeln, um ihr Wirkpotenzial abzuschätzen. Das Experimentierlabor für Wissenschaftskommunikation vernetzt sich mit anderen Akteuren der Wissenschaftskommunikationslandschaft und baut so ein Netzwerk auf, in dem auch die Alumni des Stipendienprogramms eingebunden werden.


Gleichzeitig erfolgt die Ausschreibung der 50 %-Dauer-Sekretariatsstelle (E8) in der AG Diskrete Geometrie. Es besteht die Möglichkeit, beide Stellen zu einer 100 % Beschäftigung, befristet auf drei Jahre, zu kombinieren.

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung an, ob Sie Interesse an einer Kombination der beiden halben Stellen hätten oder ob Sie sich nur auf die Stelle im Experimentierlabor beziehen.


Aufgabengebiet:

Führung des Sekretariats für das Berliner Experimentierlabor für Wissenschaftskommunikation:

  • Geschäftsstelle / Vorzimmer / Korrespondenz: Erledigung des allg. Schriftverkehrs, Postein- und -ausgangsbearbeitung, Protokollführung, Gästebetreuung, Führen von An- und Abwesenheitslisten (Krank-, Gesundmeldungen, sonstige Abwesenheiten), Katalogbestellungen (Unikat), Pflege des Webauftritts, Erstellung von Werkverträgen, Auszahlungsaufträgen nach Vorgaben, Terminmanagement
  • Drittmittelverwaltung (Überwachung der laufenden Kontierungen / Prüfen von Kontenbewegungen, Budgetüberwachung und -kontrolle)
  • Vorbereitung der Beiratssitzungen und Netzwerkveranstaltungen (Vorbereitung / Durchführung von Raumbuchungen, Vorbereitung Catering, ggf. Einholen und Vergleichen von Angeboten Unterstützung bei der Vorbereitung von Drucksorten (Plakate, Flyer, Einladungen), Einladungsmanagement, insb. Führen und Pflegen der Adresslisten, Reisevorbereitung / Gasteinladungen / Hotelbuchungen)
  • Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
  • Personalangelegenheiten (Vorbereitung aller personalrelevanten Formanträgen -Ausschreibung, Einstellung, Arbeitszeitänderungen etc.-, Vorbereitungen zur Durchführung formelles Bewerbungsmanagement, Ansprechperson für den Arbeitsbereich für Informationen zu sämtlichen Belangen der Administration, Führen der Urlaubsliste)


Voraussetzungen

Einstellungsvoraussetzungen:

Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf bzw. dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.


(Berufs-)Erfahrung:

Kenntnisse der Büroorganisation im Idealfall im universitären Umfeld wären von Vorteil.


Erwünscht:

Gute Kenntnisse universitärer Strukturen und Erfahrung in der Finanzverwaltung von Drittmittelprojekten sind vor Vorteil. Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (Office, Excel, Outlook etc.), Organisationstalent und Selbständigkeit, hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, Erfahrungen in der Führung und Organisation eines Sekretariats, Erfahrungen in der Finanzkoordination/Drittmittelverwaltung, hohe Dienstleistungsorientierung, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Befähigung zur flexiblen Arbeitsorganisation.


Weitere Informationen erteilt Frau Anna Maria Hartkopf (anna.hartkopf@fu-berlin.de / 75651).


Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 14.12.2020 unter Angabe der Kennung im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Anna Maria Hartkopf: anna.hartkopf@fu-berlin.de oder per Post an die


Freie Universität Berlin

Fachbereich Mathematik und Informatik

Institut für Mathematik

Experimentierlabor für Wissenschaftskommunikation

Frau Anna Maria Hartkopf

Arnimallee 2

14195 Berlin (Dahlem)


Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber/-in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.


Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen von Menschen mit Migra­tions­hintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Vor­stel­lungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewer­bungs­unterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Teilzeit
Vertragsart Befristete Anstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort 14195 Berlin (Dahlem)

Arbeitgeber

Freie Universität Berlin

Kontakt für Bewerbung

Frau Anna Maria Hartkopf
Freie Universität Berlin