Beschäftigte*r (d/m/w) in der Verwaltung

Berlin
TU Berlin

Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität.


Beschäftigte*r (d/m/w) in der Verwaltung – Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen
Sekretariat der Abteilungsleitung

zur Vertretung des Mutterschutzes und einer sich ggf. anschließenden Elternzeit – Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich


Die Abteilung IV ist ihren ca. 200 Beschäftigten zuständig für die Planung, den Bau, den Betrieb, die Bewirtschaftung und die Verwaltung der Gebäude der Technischen Universität Berlin. Sie übernimmt teilweise die Bauherrenaufgabe bei Maßnahmen > 5 Mio. Euro. Zur Unterstützung im Büro des Abteilungsleitungsleiters wird ein*e Sekretär*in für die Zeit der Mutterschutz- /Elternzeitvertretung der Stelleninhaberin gesucht.


Zentrale Universitätsverwaltung – Abteilung IV Gebäude- und Dienstemanagement / Abteilungsleitung


Kennziffer: ZUV-672/21 (besetzbar ab 14.01.2022 / befristet für die Dauer des Mutterschutzes und einer sich ggf.
anschließenden Elternzeit bis voraussichtlich 28.02.2023 / Bewerbungsfristende 10.12.2021)


Aufgabenbeschreibung:

  • Büroorganisation im Vorzimmer der Abteilungsleitung
  • Posteingangs- und Ausgangsbearbeitung, Termin- und Wiedervorlagenmanagement
  • Anfrage- und Beschwerdemanagement, Korrespondenz der Abteilungsleitung sowie Registratur im Abteilungsbüro
  • Erfassung von Rechnungseingängen, Pflege der Webseite
  • Bearbeitung von allgemeinen Personalangelegenheiten


Erwartete Qualifikationen:

  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement,
  • vorzugsweise mit der Qualifikation Assistenz und Sekretariat bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen im Bereich der Verwaltung
  • mindestens 3 Jahre Berufserfahrung


Fachliche Kompetenzen:

  • gute bis sehr gute Kenntnisse in der Verwaltungstechnik
  • Kenntnisse über Abläufe in Leitungs- bzw. Geschäfts-/Vorstandszimmern
  • Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung sowie deren Ausführungsvorschriften, des TV-L, BerlHG, Reisekostengesetz
  • Erfahrungen mit umfangreichen Schreibarbeiten werden vorausgesetzt
  • sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office)


Außerfachliche Kompetenzen:

  • unabdingbar sind sehr gute Deutschkenntnisse entsprechend des Europäischen Referenzrahmens mindestens Niveau C 1
  • Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu organisieren ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisations- und Kommunikationsfähigkeit sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
  • Loyalität, Belastbarkeit und Konfliktfähigkeit sowie eine strukturierte, diskrete und proaktive Arbeitsweise
  • wünschenswert sind Kenntnisse über die Organisation der Universität
  • englische Sprachkenntnisse bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben


Ihre Bewerbung richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer mit den üblichen Unterlagen (zusammengefasst in einem PDF- Dokument, max. 5 MB) per E-Mail an die Leitung der Abteilung IV, Rene Vonau (bewerbung@facilities.tu-berlin.de).


Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann. Datenschutzrechtliche Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. DSGVO finden Sie auf der Webseite der Personalabteilung:
https://www.abt2-t.tu-berlin.d... oder Direktzugang: 214041.


Zur Wahrung der Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern sind Bewerbungen von Frauen mit der jeweiligen Qualifikation ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die TU Berlin schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit.


Technische Universität Berlin – Der Präsident – , Zentrale Universitätsverwaltung,
Leitung der Abteilung IV, Gebäude- und Dienstemanagement,
Rene Vonau, Sekr. IV L, Straße des 17. Juni 135, 10623 Berlin


Die Stellenausschreibung ist auch im Internet abrufbar unter:
https://www.personalabteilung....


Kontakt für Bewerbung

Herr Rene Vonau

Arbeitsort

10623 Berlin

Mehr zum Job

Anzeigenart Stellenangebot
Arbeitszeit Vollzeit
Vertragsart Befristete Anstellung
Berufliche Praxis mit Berufserfahrung
Aus- und Weiterbildung Abgeschlossene Berufsausbildung / Lehrabschluss
Berufskategorie Administration und Verwaltung, Assistenz / Assistenz, Sekretariat, Verwaltung
Arbeitsort
10623 Berlin